近年来国家实施创新驱动发展战略，医学领域科研经费投入逐年增加[1]。科研物资是开展医学研究的基础条件，科研物资采购在科研经费使用中占比高且逐年上升，合理高效做好科研物资采购工作受到高度重视。随着现代医院管理制度的建立和数字化医院建设，对医院科研物资采购的制度化管理和信息化管理提出要求[2-3]。首都医科大学附属北京友谊医院搭建深度定制的科研物资采购平台，本文阐述平台建设过程和功能，分析信息化技术在科研采购管理中的应用，探讨科研采购管理建设方向。
1 科研物资采购管理的重要性
十八大以来党中央、国务院推进科研经费“放管服”工作，对科研经费的合理配置和利用效率提出要求。随着医疗机构科研实力提升，财政资金支持力度逐渐加大，科研物资的种类、金额和采购风险逐渐增加，医疗机构科研物资采购管理日益重要，如何降低采购成本、提高经费使用效益、防控采购廉政风险是管理的重点[4-6]。
2 科研物资传统采购模式不足及新模式探索
医疗机构科研物资的传统采购模式为科研人员根据课题需要分散采购。在运行中以科研人员和供货商为主体，存在不同程度管理缺位的现象，面临采购难、监管难和核算难的困境[7-9]。见图1。
图1 传统采购模式流程及问题
近年来，多所医疗机构探索科研物资管理的新模式，主要包括单位自管模式、资源库共享模式、集中采购模式和电子商城模式（又称网络超市模式）[10-16]。各模式特点见表1。
表1 科研物资管理新模式及特点
3 平台的建设目标及设计参数
通过分析科研物资管理现状，医院决定通过信息化手段和先进技术支撑，打造阳光、规范的科研试剂/耗材采购平台。
3.1 建设目标
平台建设目标为采用线上数据库的方式，通过深度定制开发专属流程，建设集采购、审批、台账管理、财务结算、综合查询于一体的一站式管理服务平台。同时，将采购平台与医院人事系统、科研管理系统和财务系统对接，完成统一身份认证、科研经费信息共享、采购经费实时冻结解冻、采购验货及出入库办理、打印报销单等流程，实现采购和报销的全流程管理[17]。平台由医院管理部门和第三方公司共同监管，注重供应商资质及产品质量安全管理、审批管理、出入库管理，为科研人员提供高质量采购途径和更人性化的服务，为科研管理部门提供高效的管理工具，提高科研物资采购管理的精细化程度和信息化水平[18]。
3.2 采购平台的设计参数
平台系统通过前端UI、请求层、业务层、中间件、数据库层的搭建，维持正常运转和功能实现，通过JWT 访问控制和RSA 加密双层防火墙设置保证信息安全，架构见图2。业务层为用户使用功能，主要包含产品搜索、订单中心、验货物流控制、审批流程控制、结算服务、经费控制、人员管理、权限控制8 个模块。数据库服务器和web 服务器配置为8 卡槽8 核CPU，16 G 内存，C 盘99.6 G，E 盘499 G，当前操作系统为Windows Server 2012 R2 Standard 64 位，数据库为SQL SERVER 2012。
图2 平台设计架构图
4 科研试剂/耗材采购平台的采购流程
平台采购流程为研究者搜索产品并加入购物车，经课题组负责人审批后进入医院审批流程。订单实行分级分类管理，≥5 万元订单按流程审批后发送至供货商，＜5 万元订单直接发送。供货商接受订单并供货，此时课题组可在线查看订单进程和配送状态。课题组收货验货后在线发起订单结算并报销。见图3。
图3 科研试剂/耗材采购平台流程
5 采购平台的优势
5.1 落实国家政策要求，简化采购流程
近年来科技部等部门印发《自然科学基金委关于开展减轻青年科研人员负担专项行动的通知》[19]等文件，推进科研经费“放管服”，要求“改进科研耗材采购管理，简化采购流程，建立完善的科研设备耗材采购管理制度，确保放而不乱”，为科研物资采购管理工作指明发展方向[20]。科研物资采购平台从供应商选择、合同签订、信息反馈等多方面简化采购流程，为科研人员提供高效可靠的采购途径和便捷的线上物资采购服务，契合国家文件的要求。见表2。
表2 平台简化采购流程的具体环节
5.2 整合资源，实现科研物资采购全流程管理
平台拥有经过筛选的、被监管的可靠数据库，采购过程可追溯，安全高效，平台整合多个系统，将采购环节融合打通，实现科研物资采购的全流程管理。在采购人员管理方面，平台对接人事管理系统共享人员信息，规范采购账号管理。在采购流程方面，平台采购全程留痕，覆盖采购需求提出、组内审批、院内审批、供货商收单发货、院内验货、采购中心抽查、发票开具、出入库等各个环节。在供应商监管方面，商家入驻平台需进行资质审核，入驻后行为监管，每年度进行数据统计。在管理方面，平台自动生成台账，可快速查看各笔订单情况，便于统计审查等管理工作。
5.3 角色覆盖，实现多场景和智能化采购
平台满足研究人员、管理人员和供应商3 种角色的功能需求，设有研究人员端口、管理端口和供应商端口，且研究人员端口设PI、科研秘书、课题组成员等多种账号类型，可制订个性化账号权限，满足不同角色的使用需求。研究人员可通过关键词搜索订货，也可对比同类商品，下单后实时关注订单情况；供货商可在线接单，收单后发货并在线开具发票，在线管理销售数据。管理人员还可通过平台监管采购工作。
5.4 数据留痕，信息统计准确高效
平台设有统计分析、评价管理、供应商管理、用户管理等模块，便于管理人员进行科研物资采购的数字化管理和精细化管理。传统采购模式中采购为分散行为，管理部门统计采购信息困难[21]。而平台采购全程留痕，采购数据清晰全面。此外，平台管理端口设有统计模块，下设图表分析、分类统计等功能。“平台统计-图表分析”功能以图表形式展示周期内订单数量、成交额、用户数量、供应商数量等信息。“平台统计-分类统计”功能可根据成交额、结账额、订单数量等数据分别统计。此外，通过“高级查询”可选择统计维度，如按科室统计、按供应商统计、按课题组统计等进行查看。通过信息统计功能，提升科研物资采购管理水平，助推医院精细化管理进程，促进数字化医院的建设。
5.5 其他智能辅助功能
5.5.1 危化品管理功能消除安全隐患 平台具有危化品标注、毒性信息弹窗提示和注意事项提醒功能，对危化品要求上传化学品安全技术说明书，在浏览该商品时可自动弹出提醒。此外下单危化品后要求将化学品安全技术说明书打印后张贴于实验室中，加强危化品的管理。
5.5.2 信息公示功能实现监管 平台设信息公示模块，可查看供应商资质和历史采购价格，定期公示优秀商家信息，为科研人员采购提供参考。
6 科研物资采购平台运行情况
采购平台经过研发调试、部分科室试运行、双轨运行和全面上线4 个阶段。见图4。科研试剂/耗材采购平台上线后平稳运行，在采购保障、采购效率、管理提升和数据统计等方面展现优势。截至2023 年12 月底，平台共准入供货商531 家，品牌6 130 个，在线可售商品6 639 万件，产生订单共计1 743 笔，成交产品5 612 件。通过分析采购数据，发现采购产品种类多，同一类产品的生产厂家、规格、代理级别多样，该结果符合科研用品种类多、代理厂家多和规格多样的特点。通过对订单信息分析，目前产生订单的供应商共205 个，供货数量＞100 件的供货商11 家，供货数量＜10、10～50、＞50～100 件的供货商数量分别为121、61、12 家。按照供货数量进行排名，排名前20 的商家供货总数为3 456 件，占总成交量的61.58%；说明有大量供货商的成交量和成交次数较低，准入的供货商中有＞50%尚未产生订单。该数据为后续的供货商管理提供思路，在平台运营1 年后可对长时间无订单的供货商取消入驻资格，同时在进行供货商准入审核时更加严格。
图4 科研试剂/耗材采购平台建设时间轴
7 不足与完善措施
经运营一段时间，平台尚有不足与需完善之处：①平台虽已与人事系统、财务系统对接，但数据共享程度不高，需强化技术支持并推进多系统深度对接；将平台订单金额和课题经费数据共享，采购订单产生时自动核验冻结经费，实时管控经费支出[22]。②平台产品包含科研物资，但未开发服务类产品模块；下一步需拓展产品范畴，纳入实验动物采购和测试化验服务，为科研人员提供全方面的科研采购服务。③现有供货商经审核入驻平台后，部分商家未产生订单，成为“僵尸供货商”，需优化供货商监管机制，定期统计供货商成交额并清除长时间无订单的供货商。④平台目前收/验货需由科研人员完成，后续应完善配套服务，设置具备专业验货能力的收货员，对每日订购产品集中收货验货后配送至院内各课题组；同时适量储备常用产品，实现常用产品下单当天到货。⑤平台已设置危化品管理模块，实行国标字典表比对标记、购买总量限制和台账记录，但主要集中于购买环节；下一步需进行危化品的领用和储存管理，涉及“剧毒、易制毒”试剂使用，信息需审批备案。
8 小结与展望
目前医院科研试剂/耗材采购平台已初步建成，可解决科研物资采购中监管困难的瓶颈问题，对易发生科研腐败的环节加强监管，提升科研人员的采购效率及科研物资采购的管理水平。科研试剂/耗材采购平台的建立，为优化科研活动流程、提高科研服务效率提供硬性条件，必将推动医院科研管理意识的深刻转变。本文聚焦科研试剂/耗材采购平台的建设，从现状调研、需求分析、流程探索和平台实践应用等多层面展示科研试剂/耗材采购平台的框架，以期为各级医院及科研机构科研物资管理信息化平台的建设提供借鉴。
利益冲突声明：本文所有作者均声明不存在利益冲突。
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